¿Sabes lo que significa la comunicación formal?, ¿La empleas en el trabajo? Independientemente de cuál sea tu respuesta y del puesto que ahora mismo ocupes, debes saber que recurrir a este término es uno de los requisitos más importantes en el ámbito profesional.
Hoy veremos qué significa y por qué la comunicación formal debe pasar a formar parte de tu día a día, al igual que la informal. Conocerás de primera mano algunos ejemplos y cómo puedes sacar partido de ellas.
¿Qué es la comunicación formal?
La mayoría de nosotros nos comunicamos de una forma aparentemente correcta, sin embargo, el nivel de elocuencia, la calidad de las expresiones y las formalidades varían tanto que nos permiten hacer una clasificación en la forma en la que nos comunicamos.
Dicho de otra forma, la comunicación formal es un estilo comunicativo que se caracteriza por el uso de palabras más cultas, manteniendo siempre una distancia de los coloquialismos que todos empleamos.
La comunicación formal se suele emplear en el plano profesional, cuando nos dirigimos a un cliente, un empleado, superior o incluso a la Administración Pública. Mientras que la comunicación informal queda relegada al plano personal, en pareja o rodeados de amistades.
Y, aunque siempre existen excepciones y pequeñas licencias que nos podemos permitir en el uso de ambos estilos, debes saber que en muchos casos las empresas determinan el grado de compromiso y aspiraciones de sus trabajadores en función de cómo los emplean en el día a día. En la comunicación que mantienen con los superiores y el resto de compañeros.
Cuando la comunicación formal puede castigarte en el trabajo
Normalmente, todos hemos tenido una experiencia relacionada con la comunicación formal y alguno de nuestros compañeros de trabajo. Seguro que recuerdas cómo algunos de ellos hablan a sus superiores o clientes como si fueran amigos de toda la vida, empleando coloquialismos y frases cercanas, divertidas y graciosas.
Aunque pueda parecerte un rasgo positivo, utilizar el lenguaje informal para dirigirnos a un superior en el trabajo es un rasgo que las empresas detectan y penalizan.
Por mucha cercanía que muestre, un empleado ha de mantener siempre un alto nivel de su estilo comunicativo. En una empresa, se deben utilizar términos más sutiles y la dirección del mensaje ha de mostrar respeto y profesionalidad.
Aunque pueda resultar un detalle sin importancia, los departamentos de Recursos Humanos hacen mucho hincapié en este aspecto a la hora de analizar a los trabajadores, ya que este factor determina el nivel de respeto de cada uno de nosotros hacia nuestros superiores, clientes y empresa.
¿Cómo saber si lo estamos haciendo bien?
Una de las mejores formas es siempre poniendo ejemplos. Para ello tenemos una situación habitual en la que seguro que encuentras alguna similitud con tu día a día, aunque podrás extrapolarla a cualquier otra situación. Para ponernos en situación iremos a la zona de fumadores o donde se toma el respiro el personal, normalmente al lado de la máquina de café.
Si observamos el nivel de las conversaciones, nos daremos cuenta de que la mayoría de ellas son informales. Tratamos con compañeros de trabajo y superiores donde fuera del puesto de trabajo podemos recurrir a frases más coloquiales.
Incluso muchas de esas personas son más que compañeros y supervisores, con algunas de ellas tenemos incluso amistades a nivel personal que nos llevamos a la vida privada. Sin embargo, ahora imaginemos que aparece el director de área o el dueño de la empresa a sacar un café.
Normalmente, el nivel comunicativo aumenta. Las conversaciones se vuelven mucho más profesionales y desaparecen las expresiones coloquiales. ¿Por qué sucede esto? Porque la mayoría de empleados saben que es necesario cambiar el chip en estos casos.
Lo mismo sucede cuando tenemos que enviar un informe de resultados a la dirección o llamar al director de área para comunicarle alguna información. El estilo formal pasa a dominar la situación.
La clave está en el equilibrio
Es evidente que en el trabajo, como en el plano personal, intervienen infinidad de factores con los que tendremos que conseguir adaptarnos lo mejor posible.
Tenemos compañeros tóxicos, a los que no importa cómo les tratemos porque siempre recibiremos el peor de los resultados. Superiores tóxicos, que incluso pueden exigir esa comunicación formal pero luego no dar ejemplo ninguno. Y un largo etcétera que habrá que saber identificar y aprender a omitir.
Sin embargo, aprender a utilizar la comunicación formal cuando procede y saber correctamente cuándo podemos trasladarnos a la informal con las personas adecuadas, nos permitirá garantizar que la impresión que la empresa tiene sobre nosotros no decaiga.
No se trata de hablar de usted constantemente ni aparentar ser fríos o incluso dar la sensación de ser los famosos “pelotas”. Hay que aprender a ser mucho más respetuosos y demostrar que somos capaces de adaptarnos a cualquier entorno. Denota profesional en el trato, ya que esta norma la tendremos que aplicar también con los clientes, que no son amigos.